Innleiing

Personopplysningar er opplysningar som kan knytast til deg som person. Det kan vere namn og kontaktopplysningar, men også mykje anna informasjon som kan knytast til deg meir indirekte. For Fjord kommune er det viktig at du veit kva slags personopplysningar vi behandlar, slik at du kan ivareta dine rettigheiter etter personvernreglane.

Fjord kommune er behandlingsansvarleg for all behandling av personopplysningar der vi sjølv bestemmer formålet med behandlinga av opplysningane og dei verkemidla vi brukar til dette. I denne personvernerklæringa kan du lese meir om behandlingane Fjord kommune er behandlingsansvarleg  for.

Fjord kommune har som mål at informasjonssikkerheit og personvern skal vere ein naturleg del av vår verksemd.

For å kunne utøve mynde og tilby deg gode tenester, må vi ofte behandle opplysningar om deg elektronisk eller i eit register. I denne erklæringa beskriv vi korleis vi behandlar dine personopplysningar, kva som er formålet, kva rettar du har og anna.

Grunnleggande prinsipp

Vi har fleire grunnleggande prinsipp som gjeld korleis vi skal handtere dine personopplysningar. Vi skal:

• behandle dei lovleg, rettferdig, korrekt og med openheit
• behandle  dei konfidensielt, verna mot utilsikta endring og vere tilgjengelege
• dei skal vere samla inn til bestemte formål og skal ikkje seinare brukast på ein måte som strid med dette
• dei skal nyttast til det konkrete formålet, og ikkje lagrast lenger enn det som er nødvendig eller pålagt
• dei skal vere oppdaterte

Personvernforordninga artikkel 5 og personopplysningslova har nærare reglar om dette.

Formål

Formålet med behandlinga er å tilby deg offentlege tenester eller utføre lovpålagte oppgåver. I enkelte tilfelle er behandlinga av personopplysningar nødvendig for å kunne oppfylle ein avtale.

Kva er grunnlaget for at vi kan behandle personopplysningane dine

Fjord kommune må behandle personopplysningar for å kunne behandle søknader, og for at vi skal kunne utøve oppgåvene vi har fått og som vi er forplikta til å utføre ifølge loven. Behandlingsgrunnlaget kan mellom anna vere at:

• den registrerte personen har gitt samtykke til behandlinga
• det er nødvendig  for å oppfylle ein avtale med den registrerte personen
• det er nødvendig for å overhalde lover og regler
• det er nødvendig for å utøve offentleg myndigheit

Dersom behandlinga er basert på samtykke, har du rett til å trekke det tilbake når som helst.

Personvernforordninga kapittel 6 – 11 og 21 gir utfyllande informasjon.

Kategoriar av personopplysningar

Fjord kommune behandlar blant anna følgjande kategoriar av personopplysningar:

• Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysningar som er nødvendige for å identifisera deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgarskap.
• Opplysningar om dine relasjonar til andre, eksempelvis namn på ektefelle, sambuar, barn, sivilstatus.
• Opplysningar knytt til dei tenestene som du som innbyggar brukar, eksempelvis barnehage, skule, byggesak, renovasjon m.m.
• Helseopplysningar som diagnose, medisinar m.m.

Kilde for personopplysningane

Personopplysningane blir først og fremst henta frå deg når du ber om ei teneste eller yting. Om nødvendig kan vi også hente personopplysningar frå andre offentlege myndigheiter eller register. Det kan for eksempel vere Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret og andre instansar som helseteneste, arbeidsgivarar, utdanningsinstitusjonar og pensjonsselskap m.m. Du har rett til å få vite kor vi hentar opplysningar om deg. Den enkelte tenesta eller eininga skal kunne opplyse om dette når du ber om ei teneste eller yting.

Behandling av personopplysningar i samband med sakshandsaming

Når Fjord kommune har saker til handsaming behandlar vi personopplysningar for å kunne ivareta våre oppgåver. Vi behandlar blant anna kontaktinformasjon og eventuelt anna informasjon som er nødvendig for å kunne løyse våre oppgåver. Det kan inkludere helseopplysningar, opplysningar om arbeidsforhold og liknande. Dersom vi stiller deg spørsmål i en sak, vil vi sei ifrå om det er en rettsleg plikt til å gi oss opplysningar.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlinga er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir oss grunnlag til å behandle personopplysningar som er nødvendig for utøving av offentleg mynde, jf. personvernforordninga artikkel 57 og artikkel 58 og forvaltningslova § 17.

Om arkivlova, partsinnsyn og offentlegheitslova

Som et offentleg organ har Fjord kommune en plikt til å føre postjournal etter offentleglova § 10. All korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Hovudregelen etter offentleglova § 3 er at forvaltningsorgan sine saksdokument, journalar og liknande register er offentleg tilgjengeleg. Det betyr at alle kan gjere seg kjent med blant anna innhaldet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumenta skal vere unnateke offentlegheit, for eksempel på grunn av teieplikt.

Som hovudregel har partane i en sak innsynsrett i sakas dokument etter forvaltningslova §§ 18 flg. Også her finnes det enkelte unntak, for eksempel når arbeidstakarar varslar om kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass.

Etter arkivlova § 6 har Fjord kommune, som et offentleg organ, arkivplikt. Det betyr at mellom anna saksdokument lagrast i et arkiv på ubestemt tid. Alle dokumenter som er journalført blir overført til Arkivverket i tråd med arkivlova § 10 etter en gitt tid.

Desse behandlingane har behandlingsgrunnlag i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav c, altså at behandlinga er nødvendig for å etterleve våre rettslege plikter. Der det er snakk om særlege kategoriar av personopplysningar er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

E-post

Vi brukar e-post for å utføre våre arbeidsoppgåver. E-post vi har mottatt skal slettast når dei ikkje lenger er nødvendige for vår daglege oppgåveløysing. I praksis betyr dette at slik e-post vanlegvis ikkje skal lagrast lenger enn omtrent eitt år. Vi ber om at særlege kategoriar personopplysningar ikkje sendes ukryptert per e-post. 

Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysningar i e-poster er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e som gir oss grunnlag til å behandle opplysningar som er nødvendig for å utøve offentleg mynde, jf. personvernforordninga artikkel 57 og 58 og forvaltningslova § 17. Dersom din krypterte førespurnad inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. artikkel 57 og 58 og forvaltningslova § 17.

Vi skannar all inn og utgåande e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialitet og tilgang i våre system som behandlar personopplysninga.

Behandlingsgrunnlaget for skanninga er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Fjord kommune har en rettsleg plikt til å sikre informasjonstryggleik etter personvernforordninga artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32. Etter en konkret risikovurdering har vi kome fram til at dette tiltaket er nødvendig for at Fjord kommune skal oppfylle denne plikten. Vi har samtidig vurdert at behandlinga av personopplysningar ikkje går ut over det som er nødvendig for å oppfylle plikten. 

Jobbsøkjarar

Dersom du søkjer jobb hos Fjord kommune, treng vi å behandle opplysningar om deg for å vurdere din søknad. Tilsetjingsarbeidet inneber behandling av dei opplysningane du gir til oss gjennom dokumenta du sender oss, mellom anna søknad, CV, vitnemål og attestar. I tillegg til eventuelle intervju, kan Fjord kommune også gjennomføre egne undersøkingar, typisk samtale med jobbsøkjarens referansar.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervju og samtale med referansar er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne regelen gir oss rett til å behandle personopplysningar når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkjarens sin førespurnad før ein avtale blir gjort. Ved å søke på stillinga og laste opp dokument ser vi at jobbsøkjaren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringe referansar med sikte på å inngå ein arbeidsavtale.

Innsyn

Som hovudregel har du rett til innsyn i dei personopplysningane som vi behandlar om deg. Du har også krav på å få informasjon om behandlinga. For å få innsyn (eller ved eit ønske om retting, avgrensing eller sletting) må du sende førespurnad til Fjord kommune ved å fylle ut vårt digitale kontaktskjema på denne nettsida.

Når ein annan person ber om å få opplysningar på vegne av deg, må fullmakt bli lagt ved. Dersom den registrerte er eit barn, kan føresett be om innsyn på vegne av barnet. Du kan be om å få ein kopi av personopplysningane som er registrert.

Dersom du ber om innsyn i eigne personopplysningar utan å spesifere kva opplysningar du ønskjer innsyn i, tar vi kontakt med deg for å avklare kva personopplysningar forespurnaden gjeld. 

Du kan lese meir om dette i personvernforordninga artikkel 12 og 15

Rett til å få korrigert uriktige personopplysningar

Dersom våre opplysningar om deg ikkje er rett, har du rett til å få korrigert dei. Det gjeld også om vi ikkje har fullstendige opplysningar om deg.

For å få korrigert opplysningane må du kontakte tenesta eller eininga som behandlar opplysningane. Du kan be om få ein kopi av opplysningane som er registrert. Personvernforordninga artikkel 12 og 16 har reglar for dette.

Rett til avgrensa behandling

I visse tilfelle kan du kreve at behandlinga av personopplysningane dine blir avgrensa. Det kan for eksempel skuldast at du meiner at personopplysningane dine ikkje er rett og det vil ta tid å vurdere dette.

Vi viser elles til personvernforordninga artikkel 12 og 18.

Rett til å protestere

Nokre gonger har du rett til å protestere mot at personopplysningane dine blir brukte. Vi skal då vurdere om vi er nøydd til å slutte bruken.
Retten til å reservere seg mot bruk av opplysningar gjeld ikkje:

• Når opplysningane er nødvendige for å utføre ein avtale du har med Fjord kommune
• Det er lovpålagd at vi må bruke opplysningane dine.
• Når vi kan vise at tungtvegande grunnar (til døme at vi har ein «berettiget interesse» til å bruke opplysningane dine) går foran din førespurnad.

Dataportabilitet

For enkelte behandlinga kan du ha rett til såkalla dataportabilitet. Det vil sei at du kan krevje å få overført personopplysningane frå oss til andre. Denne rettigheita har likevel fleire unntak. Retten gjeld blant anna ikkje dersom:

• vi behandlar personopplysningane dine for å utføre ei oppgåve som er av allmenn interesse  
• vi utøver offentleg myndigheit.

Meir informasjon finn du i personvernforordninga artikkel 12 og 20.

Rett til å få sletta personopplysningar

Du kan ha rett til å få sletta opplysningane om deg sjølv. Denne retten har imidlertid også unntak. For eksempel gjeld den ikkje for opplysningar som er arkivpliktige eller nødvendige for å kunne krevje eller forsvare rettskrav.
Meir informasjon finn du i personvernforordninga artikkel 12 og 17 og arkivregelverket.

Du har rett til å få utført dine rettigheiter gratis

Når du ber om innsyn, retting, avgrensing, sletting eller tar i bruk andre rettigheiter etter personvernreglane, er dette gratis, med mindre oppmodingane dine er openbart grunnlause eller overdrivne. Dersom vi nektar å etterkomme oppmodinga di er det vi som har bevisbyrde for at førespurnadane frå deg er grunnlause eller overdrivne.
Dersom du ber om meir enn 1 kopi krev vi eit rimeleg gebyr, basert på administrasjonskostnadane.

Lagringstid

Personvernforordninga artikkel 17 gir den registrerte rett til å få opplysningar som seg sjølv sletta, når opplysningane ikkje lenger er nødvendige for formålet dei vart innhenta for. Men ein vesentleg del av personopplysningane som behandlast i kommunen er omfatta av arkivlova sine reglar om journalføring og arkivering, og er unntatt frå retten til sletting.

Personopplysningar som vi behandlar på grunnlag av ditt samtykke slettast når du trekkjer samtykket tilbake. Personopplysningar som vi behandlar fordi det er nødvendig for å oppfylle ein avtale, slettast når det ikkje lenger er nødvendig å oppbevara dei.

Kven deler vi dine personopplysningar med?

Nokre gongar vert dine personopplysningar delt med andre. Det kan vere samarbeidsorgan (for eksempel NAV og Husbanken), eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. Det kan også vere at Fjord kommune sine dataleverandørar må ha tilgang til programvaren der opplysningane blir lagra for å kunne utføre oppgåvene sine.

Fjord kommune vil i slike tilfelle alltid forsikre seg om at utvekslinga er basert på lovleg grunnlag, at reglane for teieplikt blir overhaldne og at nødvendige avtaler blir inngått.

Innebygd personvern og personvern som standardinnstilling

Vi vil passe på at dine personopplysingar er godt sikra. Vi vil også ta omsyn til den risikoen som behandlinga kan ha for deg. I tillegg vil vi gjennomføre andre tiltak for å nå dei grunnprinsippa vi nemnde innleiingsvis. Dersom noko går gale, vil vi ha beredskapsplanar for det.

Nemnde plikter gjeng fram av personvernforordninga artikkel 24 og 25.

Sikker nettstad

Fjord kommune nyttar HTTPS for å sikre nettløysingane våre mot hacking. HTTPS gjer at kommunikasjonen skjer sikker mellom nettlesaren og datamaskina/mobilen din og serveren som driv nettstaden.

Informasjonskapslar (cookies)

Fjord kommune brukar analysevertøyet Google analytics for å samle inn opplysningar om besøkande på fjord.kommune.no. Formålet er å utarbeide statistikk som vi brukar for å forbetre nettstaden og dei digitale tenestene våre.

Statistikken kan for eksempel gi oss svar på kor mange som besøker ulike sider, kor lenge besøket varer, kva nettstadar brukarane kjem frå og kva for nettlesarar som blir brukt.

Opplysningane blir anonymisert slik at vi ikkje kan spore opplysningane tilbake til den enkelte brukar. I Google Analytics blir det nytta IP-anonymisering, det vil sei at dei tre siste siffera i IP-adressa blir fjerna.

Viss du ikkje vil tillate cookies

Om du ikkje ønsker å akseptere Fjord kommune sin bruk av cookies, kan du trekke samtykket ditt ved å endre innstillingane i nettlesaren din. Det er for eksempel mogleg å be nettlesaren gi beskjed kvar gong cookies blir sendt frå nettstaden du besøker. Du kan også velje å stoppe alle cookies som blir sendt til nettlesaren din. Meir informasjon om framgangsmåten finn du på nettvett.no.

Vi gjer merksam på at endringar i innstillingar for cookies kan føre til at https://www.fjord.kommune.no/ ikkje vil fungere optimalt.

Elektroniske skjema og digitale tenester

Når du fyller ut elektroniske skjema eller brukar digitale tenester vil personopplysningane dine (for eksempel, namn eller telefonnummer) bli registrert av Fjord kommune. 

Opplysningane vil vere tilgjengeleg for saksbehandlande eining i Fjord kommune, og nyttast til saka sitt opphavlege formål. Avslutta saker vil være tilgjengelege i kommunen sine arkiv.

Vi nyttar ikkje heilautomatiserte avgjerder ved behandlinga av avtalar og tenester. Automatiserte avgjerder inneber at eit dataprogram tar avgjerda utan at eit menneske har reell innverknad på det og har stor innverknad på deg.

Sosiale media

Fjord kommune er til stades i sosiale medium. Kommunen er på Facebook og har ei konto på Instagram.
Facebook er eit verktøy for å nå raskt og bredt ut med informasjon, og er ei god kanal for innbyggjardialog i kvardagen og i krisesituasjonar.
Instagramkontoen er knytt til vår nettside Opplev Fjord, som vi bruker til omdømmebygging.
Å vere til stades på digitale plattformer kan inneber ein risiko for personvern.

Fjord kommune tek den enkelte sitt personvern på alvor. Vi har derfor sett i verk ei rekkje tiltak for å avgrense bruken vår av Facebook sine tenester, og for å redusere mengda personopplysningar. Volumet av personopplysningar som vi bidrar til å generere via Facebook er lite.
Facebook behandlar direkte eller indirekte opplysningar som følgje av kommunen sin aktivitet på plattforma.
Personopplysningar som kommunen samlar inn, er frå innhald som den registrerte sjølv skapar gjennom ytringar og engasjement:
Kommenterer på eit innlegg
Gir ein reaksjon på eit innlegg
Sender ei melding via Messenger
I tillegg publiserer kommunen sjølv bilde/video.
Her kan du lese meir om kommunen sin bruk av sosiale media

Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet viss du ikkje er nøgd med korleis vi behandlar personopplysningane dine eller du meiner behandlinga strid med personvernreglane. Informasjon om korleis du klagar finn du på nettsidene til Datatilsynet.

Ansvar

Behandlingsansvarleg: Fjord kommune.

Databehandlar: Fjord kommune og systemleverandørar

Fjord kommune er ansvarleg for innhenting og bruk av personopplysningar som blir gjort gjennom nettstaden https://www.fjord.kommune.no/, og tilhøyrande digitale publikumstenester.

Databehandleravtalar mellom Fjord kommune og leverandørane regulerer kva for informasjon leverandøren har tilgang til og korleis den skal behandlast. Avtalane skal ivareta personopplysningslova og sikre at praksis for behandling av personopplysningar er i tråd med.

Sakshandsaming - frist

Du skal få svar på førespurnaden utan ugrunna opphald og innen ein månad etter at den blei motteken. 
Fristen kan unntaksvis bli forlenga til maksimalt tre månader, og skal bli begrunna.

Du får skriftleg svar gjennom kommunen sitt digitale saksarkiv (SvarUt).

Vi gjer deg merksam på følgjande:

Epostar og SMS'ar som du sender direkte til oss er ikkje kryptert. Vi ber deg difor om ikkje å sende oss opplysningar som er underlagt teieplikt, er sensitive, eller fortrulege på den måten. Fjord kommune kan heller ikkje svare på førespurnader som er underlagt teieplikt på e-post eller SMS.

Personvernombod

Fjord kommune har etablert personvernombod. Ombodet skal som rådgivar bidra til at vi følger krava i regelverket, og vere bindeledd mellom deg og kommunen om du har behov for hjelp i høve til rettane dine.

IKA Møre og Romsdal har rolla som Fjord kommune sitt personvernombod. 
Du kan kontakte personvernombodet her:
Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS
Telefonnummer: 920 76 580
E-postadresse:    personvernombud@ikamr.no
Adresse:               Kirkegatat 10B, 6004 Ålesund
Postadresse:        Postboks, 1073 Sentrum, 6001 Ålesund

Meir informasjon om personvernombod finn du på Datatilsynet si nettside.

Kontaktopplysningar

Fjord kommune er behandlingsansvarleg og du kan kontakte oss på:

E-post: post@fjord.kommune.no
Telefon: 418 67 800
Postadresse: Postboks 144, 6211 Valldal

Fjord kommunen er etter arkivlova forplikta til å føre offentleg journal. I journalen skal all korrespondanse til og frå kommunen førast opp.

Fjord kommune offentleggjer dokument på postlista på heimesida. Her finn du alle inngåande og utgåande offentlege dokument. Ver klar over at korrespondanse til og frå Fjord kommune i utgangspunktet er journalpliktig etter arkivlova, og vil vere eit offentleg dokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglova. Dette gjeld og e-post og sms, men ikkje dokument unntatt offentlegheit. Innsynskrav blir i dei fleste tilfelle journalført og lagt på postlista.

Dette er ei kortfatta samanstilling av personvern og cookies, med hovudreglar. Personvernlovgivinga og anna regelverk er gjeldande om der skulle finnast motstridande informasjon.